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Tudo sobre portaria remota

Atualizado: Mar 18

As notícias sobre violência no Brasil parecem mais comuns a cada dia. Para se ter uma ideia, conforme os registros do Sistema de Informações Criminais (Infocrim), entre os anos de 2014 a 2018, foram 12 mil casos em média de furtos e roubos a condomínios e casas só no estado de São Paulo.


Assim, contar com ferramentas e tecnologias é uma das soluções que temos para garantir a segurança das pessoas. E, nesse sentido, uma das soluções mais eficientes atualmente é a portaria virtual que, além de ser um método moderno de gerenciar a entrada e saída de pessoas, traz muitos benefícios tanto para clientes quanto para a administração.


Mas, afinal, o que é a portaria virtual? Quais são seus benefícios, custos e como implementá-la? Tudo isso veremos neste conteúdo. Então, acompanhe e boa leitura!


O que é a portaria virtual e como ela funciona?


Antes de optar pela contratação desse tipo de solução, é importante entender como funciona a portaria remota, os prós e contras, entre outras questões relevantes para aprofundar o entendimento quanto ao funcionamento da solução.


A portaria remota funciona da seguinte forma: um sistema de controle de acesso é instalado na portaria do prédio residencial ou empresarial. Assim, o acesso dos moradores ou trabalhadores ao edifício passa a ser feito por meio de tags, senhas, leitores biométricos ou faciais.


Com a adoção da solução, o condomínio ou empresa não conta mais com profissionais na portaria, sendo o operador na central de monitoramento, de forma remota, o responsável por essa gestão e controle de acesso no cliente.


A portaria remota é uma das principais tendências do mercado de segurança que vem sendo adotada por condomínios e empresas de todo o Brasil. Ao contrário da portaria virtual, a portaria remota realiza o controle de acesso do condomínio ou empresa remotamente por meio de uma central de monitoramento, onde o processo de liberação e autorização de moradores, visitantes, funcionários e prestadores de serviço é feito por meio de um software de monitoramento.


A identificação dos moradores ou colaboradores para permitir o acesso ao condomínio ou empresa é feita por meio de tags ou dispositivos de identificação de alta tecnologia, como aplicativo com QR code e controle anticolisão de garagem.


A tecnologia também permite o controle e registro do fluxo de entrada e saída do condomínio ou empresa de forma ininterrupta. Como os profissionais estão localizados em uma central remota de atendimento, os riscos relacionados às falhas humanas nas portarias são minimizados, pois evita o contato direto entre os profissionais, moradores, visitantes ou até mesmo estranhos e pessoas mal-intencionadas.


Por disponibilizar um sistema de software e hardware integrado, a transferência das informações para a central passa a ser efectuada em tempo real e as imagens e dados dos acessos ficam armazenados na plataforma e que podem ser disponibilizadas aos residentes e síndicos, se necessário.

Além disso, o sistema fornece ao gestor do condomínio ou edifício empresarial um relatório completo com os fluxos de acesso.


Com isso, o responsável pela gestão terá conhecimento da quantidade de visitantes que estiveram no prédio em um determinado período, bem como avaliará o atendimento médio do edifício, quantas vezes o portão eletrônico abriu, quanto tempo determinado visitante ficou dentro do condomínio, dentre outras métricas possíveis.


Isso permite uma gestão mais eficaz, segura e econômica. Afinal, com o acesso a essas informações, o gestor pode promover ações preventivas para garantir o bom funcionamento da solução, evitando surpresas e gastos extras com manutenção dos equipamentos.


Para este tipo de solução, é necessário um projeto personalizado. Afinal, o empreendimento deve estar devidamente adequado para receber a instalação de softwares e equipamentos de última geração necessários ao funcionamento da portaria remota.


Isso significa que esse modelo de negócio é altamente personalizável, o que agrega ainda mais valor para a solução.


Leia mais: Rastreamento: o que é e por que sua empresa de segurança deve adicionar esse serviço ao portfólio


Diferenças entre portaria remota e portaria humana

Portaria remota

  • Controle total de acesso de moradores e visitantes com áudio e vídeo integrados

  • Menos risco de coerção de funcionários e acesso impróprio

  • Redução do vazamento de informações das rotinas de condomínio ou empresa

  • Rondas virtuais

  • Redução nos custos de pessoal

  • Custos de manutenção de equipamentos reduzidos

Portaria humana

  • Necessidade de rígido controle e acompanhamento do profissional para seguir o protocolo de segurança

  • Risco de coação

  • Sensação de segurança

  • Precisa contratar um guarda para fazer patrulhas

  • Maiores custos de pessoal e encargos

  • Custo de contratação de empresa para manutenção de equipamentos de segurança


Equipamentos para portaria remota


Ao contratar o serviço de portaria remota, é preciso instalar uma série de equipamentos. Os mais comuns são:

  • Câmeras de segurança para controle de entrada de pessoas no condomínio ou empresa

  • Equipamentos de identificação de residentes, geralmente com sistemas biométricos, etiquetas ou códigos QR

  • Conexão com a Internet, para que os dados, informações e as imagens sejam transmitidas em tempo real

Outro ponto que merece destaque é que, após a contratação da empresa e instalação dos equipamentos da portaria remota, o condomínio ou empresa também precisará passar por manutenções preventivas e periódicas para que tudo funcione perfeitamente e não haja surpresas.


Vantagens da portaria remota


O maior diferencial é a economia, já que o condomínio ou empresa estará dispensando a necessidade de um porteiro físico, com inúmeros encargos e dedicado apenas a um condomínio, por exemplo. Vale destacar também a redução do passivo trabalhista e contratempos para os síndicos, uma vez que não terão que se preocupar com faltas e trocas de equipe.

Entre outros benefícios, também podemos destacar:

  • Redução do custo do trabalho. De acordo com especialistas, é possível reduzir o custo de condomínio ou empresa em 50% com este serviço;

  • A terceirização da segurança reduz o risco de o condomínio ou empresa ter processos trabalhistas;

  • A ausência de porteiro físico no local evita as chances de o profissional ser rendido por criminosos;

  • Para o porteiro virtual, será necessária a instalação de câmeras nas áreas comuns, portanto, o prédio terá mais dispositivos de segurança disponíveis;

  • Economia de tempo e dinheiro com o treinamento de funcionários, como porteiros e empresa de segurança;

  • A portaria remota fica disponível 24 horas;

  • Pode-se evitar conflitos de relacionamento e mau uso de funções, pois o porteiro não estará fisicamente no condomínio ou empresa.

Leia mais: Vantagens do software na nuvem (SaaS) em relação aos outros modelos


Assembleia e adesão para portaria remota


No caso de condomínios, para que esse serviço seja adotado, é imprescindível que seja aprovado pela comunidade em assembleia. O quorum para aprovação desse tipo de mudança dependerá da convenção do projeto. Se o documento diz que o local tem portaria 24 horas, o ideal é que haja aprovação de dois terços dos inquilinos, já que a própria convenção será alterada.


Independentemente do quorum mínimo de homologação, é importante considerar que o interesse dos residentes por esse tipo de serviço - e a mudança do seu dia a dia - é fundamental.


Principais dúvidas sobre o funcionamento da portaria remota


Como é a liberação da vaga de visitante?

Geralmente, pode-se comunicar à portaria remota que o visitante está em frente ao portão e após verificar as características do veículo, o acesso será permitido; outra opção é via aplicativo mesmo, o morador avisar que irá receber uma visita, através da funcionalidade agendamento de visita.


Desta forma a central saberá que no dia D, e na hora H, o morador irá receber uma visita que determinadas características.


Como o usuário recebe suas encomendas?

Em geral, o administrador que está em atividade informa que o pedido está disponível para retirada no local definido pelo seu condomínio ou empresa. Se o usuário não estiver em casa, o responsável pela mercadoria (geralmente o zelador) receberá e posteriormente poderá ser combinada a retirada. Verifique as regras do seu condomínio ou empresa! Para sua segurança, recomendamos que os mensageiros não entrem.


Além disso, muitos condomínios e empresas acabam utilizando uma solução chamada de Locker. Que são armários inteligentes, liberados via aplicativo, onde o entregador ao chegar informa o morador, e o morador libera o armário para a entrega de determinada encomenda.


E se o portão quebrar?


Veja o que está em seu contrato de serviço. O melhor para o condomínio ou empresa é que, nesse caso, a empresa de segurança contratada designe um funcionário para ficar no local até a realização do conserto ou até mesmo, que exista em contrato um equipamento reserva para emergências, agilizando assim a manutenção de portas e portões.


Em caso de falta de energia, a portaria para de funcionar?


Dificilmente. Em geral, as portarias remotas possuem UPS com autonomia para abertura e fechamento. No caso de atraso na restauração da energia, guardas de segurança são enviados para controlar o acesso e fornecer segurança. Além disso, muitos centros de monitoramento 24 horas têm geradores, portanto, eles estão sempre conectados.


Leia mais: HelpMe: o que é e como funciona o Botão de Pânico da Segware


O leitor biométrico não leu meu dedo. Como eu entro?


Cada leitor biométrico deve possuir uma câmera IP, com microfone e alto-falante. Dessa forma, o residente consegue se comunicar com a operadora do outro lado da câmera. Da sala de controle, o funcionário pode ver a foto do morador em questão e liberar sua entrada.


O que acontece quando a internet cai?


O mais seguro - e difundido no mercado - é que o condomínio ou empresa possua duas conexões de internet. Assim, quando um cai, o outro deve estar pronto para entrar em seu lugar.


Vale lembrar que, mesmo sem internet, os moradores poderão entrar e sair normalmente. O que muda é que a empresa fica sem monitoramento externo e, portanto, mais vulnerável. A autorização para entrada de visitantes também está comprometida. Nesse caso, apenas os próprios moradores podem permitir a entrada de um visitante, indo até a portaria e abrindo os próprios portões por meio de sua biometria.


Recomenda-se também que a empresa de segurança contratada encaminhe rapidamente um profissional ao condomínio ou edifício comercial sempre que isso ocorrer.


O que fazer em caso de perda ou roubo de tag ou controle remoto?


Nestes casos, normalmente é suficiente informar a central o mais rápido possível, por telefone, WhatsApp ou interfone ou via aplicativo, para cancelar o dispositivo perdido.


É possível disponibilizar uma tag exclusiva para os funcionários dos condôminos ou funcionários terceirizados de empresas?


Sim. Caso o condomínio ou empresa tenha contratado um profissional recorrente ou terceirizado, pode solicitar uma tag para que a pessoa tenha acesso ao condomínio ou empresa apenas em áreas e horários específicos. Caso precise dispensar o profissional, basta informar a central por e-mail ou WhatsApp que o cancelamento da tag geralmente é feito online.


É necessário fazer alguma mudança estrutural no condomínio ou empresa?


Um item que necessariamente precisa funcionar bem em todos os condomínios ou empresas que estão pensando em instalar a portaria remota é o interfone, além dos sistemas de abertura e fechamento de portas e portões que podem ser feitos remotamente.


Outros equipamentos, como gabinete, bagageira etc., não são necessários em todos os casos. Mudanças extremas, como a mudança da portaria local, só seriam indicadas com uma assembleia de apoio ao síndico.


Que equipamentos o residente precisa ter em casa?

Via de regra, basta um interfone simples e em dia com sua manutenção. Não são necessários videoporteiros, pois algumas empresas disponibilizam imagens da portaria online via aplicativo, por exemplo. Nesse caso, o residente pode acessar as imagens da portaria por meio de seu celular, tablet ou computador.


O usuário vai dar uma festa, cada convidado terá que se identificar na portaria?


Sim, mas existem algumas maneiras de acelerar o acesso. É possível que o usuário envie uma lista com os nomes dos convidados com antecedência para se cadastrar. É bom dizer quem é da mesma família ou casal, para que se possa liberar os grupos mais rapidamente.


A chave virtual é outra forma de liberar o acesso de convidados. Para utilizá-lo, basta entrar no aplicativo e informar para receber a liberação, poder gerar as chaves e enviá-las via celular para seus convidados.


Leia mais: Como o Segware Analytics pode ajudar você a tomar decisões mais estratégicas através de dados


Agora que você sabe tudo sobre portaria virtual, que tal investir em um software que ajude a tornar o seu negócio mais eficiente e rentável?


Para isso, certifique-se de buscar uma ferramenta que forneça as melhores funcionalidades. Não se esqueça de que ela precisa estar constantemente preocupada com a experiência do cliente final, para que possa alcançar os resultados esperados.


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